O planejamento de uma festa é um desafio que reúne tantos detalhes, que, muitas vezes, perdemos a noção e a dimensão do que estamos fazendo.
Dimensionar um evento não é tarefa fácil. O primeiro desafio já começa pela quantidade de pessoas que se pretende convidar.
Festa todo mundo gosta, especialmente quando promete boa música, boa comida e muita bebida. Por essa razão, alguns convidados se animam e esquecem que cada pessoa a mais também é um custo a mais para o anfitrião.
Mas, quem entra na chuva sabe que vai se molhar.
Portanto, a estimativa de pessoas não pode ser exatamente o número que pessoas que está na lista. Há de se acrescentar um percentual de “penetras”, digamos assim.
A seguir, algumas dicas que podem ajudar a montar o projeto de sua festa. Lembrando que são apenas dicas e não fórmulas de sucesso para o planejamento de um evento:
1. Elaborar a lista de convidados, considerando um percentual de pessoas a mais. Conhecendo seus convidados você poderá ter uma noção de quem será capaz de levar agregados e assim se preparar para o excedente;
2. Definir o local do evento, prestando atenção na infraestrutura oferecida. Climatização, estacionamento, capacidade, serviço, mesas, cadeiras, toalhas, banheiros, limpeza, conservação, acesso, etc.
3. Conheça o buffet que irá contratar. Caso já conheça, ótimo. Caso contrário, solicite uma degustação. Procure conversar com pessoas que conhecem e/ou já contrataram o serviço anteriormente. Sua festa pode ser caótica se o serviço não for bom e a comida não for legal.
4. A decoração. Esse item vai depender da proposta da festa. Eu sempre acho que a decoração deve priorizar, além da estética, o aconchego do ambiente. Que adianta deixar tudo lindo, maravilhoso, mas sem conforto e sem a personalidade do anfitrião? Quanto mais aconchegante, mais gostoso será o ambiente e a atmosfera da festa.
5. Música. Não consigo pensar em festa sem música. Todo bom anfitrião se preocupa com o repertório que irá tocar na sua festa. O DJ ou a banda pode ser excelente, mas se não for o seu estilo musical que agrada aos convidados, de que adianta? A festa não é do DJ ou da banda. É sua. São muitos detalhes, eu sei. Mas, é o desafio de um grande projeto. Vale a pena pensar nisso tudo antes para não ter estresse depois.
6. Fotografia e a filmagem. Fazer uma festa sem contratar um excelente fotógrafo e filmagem é deixar a memória se apagar com pouco tempo. Não deixe de registrar os momentos que lhe custaram tanto tempo e dinheiro.
7. Personalização do evento. Não precisa exagerar, mas um toque de personalizações na festa é sempre um charme e carrega o atributo da exclusividade, não é mesmo? Criar uma identidade visual para a festa simboliza o registro eterno do evento. Aplicar essa identidade desde o convite até o “até logo” pode sair mais barato e interessante que gastar com outros itens sem expressão nenhuma. O detalhe na mesa de doces, no kit toillet, faz com que sua festa seja única e inesquecível. Vamos combinar: bom gosto é fundamental.
8. Cerimonial. Tem que contratar? Sim necessário, afinal de contas ele será seus olhos no dia da festa para que você possa curtir tudo, seus convidados, a música, sem se preocupar com algo que faltou, ou algum profissional que chegou atrasado. Tem que ser um profissional que você confie. Mas, não deixe esse assunto passar “batido”. Precisamos agir com bom senso na contratação de profissionais. Confiança é um grande combustível. Busque indicações e sinta-se seguro na contratação. E lembre-se: o cerimonialista é o primeiro profissional a ser contratado, pois ele te auxiliará em todo o resto.
9. Convites. É bom ressaltar que o convite impresso é sinônimo de prestígio. E não esqueça, crie um convite à altura da festa. Nada mais e nada menos. As pessoas criam expectativas através dele. Outra coisa, convite não é brinde. O propósito do convite é CONVIDAR. Quem dá presente é o convidado. Por que gastar tanto no convite, agregando uma lembrancinha a ele, se o objetivo do convite é chamar aquela pessoa para fazer parte da comemoração? Economize o valor gasto num convite caro em outros itens que poderão enriquecer a festa.
10. Antes que esqueça esse detalhe, quando preparar sua lista, pense no seguinte: há pessoas que irá chamar que não conhecem ninguém na festa. E aí? Um casal, por exemplo. Como irão ficar? Com quem? Ficarão à vontade? Que tal chamar mais alguém que possa fazer companhia a eles? Há mesas suficientes para que todos sentem e fiquem bem instalados?
11. A festa será para adultos? Casais? Crianças? Jovens? Precisa pensar em recreação para as crianças? Haverá separação de ambientes para crianças se divertirem de um lado e os adultos de outro? Se tiver mais que 10 crianças é muito importante ter um local pra que elas possam fazer reações com acompanhamento de monitoras.
Tá achando muito? Pois garanto que no meu trabalho, estes são apenas alguns pontos que discuto para dar início ao planejamento. Por isso reforço: independente do motivo e do tamanho de sua festa, chame um profissional habilitado para lhe ajudar.
